วิธีป้องกันปัญหาในการให้เช่าที่พัก

ถึงแม้ว่าคุณจะพยายามอย่างดีที่สุด แต่ปัญหาย่อมเกิดขึ้นได้ บางทีผู้เข้าพักอาจหากุญแจที่คุณทิ้งไว้ให้ไม่เจอหรือมีน้ำล้นขึ้นมาจากท่อ ถึงแม้ว่าแทบจะไม่พบปัญหาใหญ่ๆ อะไร แต่เจ้าของที่พักที่ประสบความสำเร็จย่อมเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด

"ไดอาน่า" เจ้าของที่พักดีเด่นจากโอ๊คแลนด์ แคลิฟอร์เนีย มีวิธีจัดการช่วงเวลาท้าทายในการให้เช่าที่พักมาแนะนำ

การให้เช่าที่พักเป็นเรื่องของชุมชน และชุมชนนั้นรวมถึงคนที่ช่วยให้ธุรกิจการให้เช่าที่พักของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

“เรามีทั้งชื่อและเบอร์โทรของช่างประปา ช่างไฟฟ้า และพนักงานทำความสะอาดบ้านที่โทรเรียกใช้บริการได้ตลอด” ไดอาน่ากลาว และเมื่อไดอาน่าออกนอกเมือง ก็มีน้องสาวคอยทำหน้าที่โฮสต์แทน “ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้น เราจะไม่ปล่อยไว้”

อะไรที่ดีไปกว่าการเตรียมพร้อมแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว เวลาเกิดปัญหาอย่างท่อน้ำรั่วหรือเครื่องทำความร้อนพัง? ก็ป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นตั้งแต่แรกไงล่ะ

“ฉันมีเช็คลิสต์การบำรุงรักษาที่คอยตรวจสอบทุกปี” ไดอาน่ากล่าว “มีบางอย่างที่ทำเองค่ะ นอกนั้นก็จ้างมืออาชีพ ที่พักแต่ละแห่งไม่เหมือนกันแต่ต้องระบุให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้างเพื่อรักษาให้อยู่ในสภาพดีพร้อมต้อนรับผู้เข้าพัก”

เช็คลิสต์การบำรุงรักษาประจำปีของไดอาน่า:

• นำใบไม้และเศษวัสดุอื่นๆ ออกจากรางน้ำ
• ตรวจสอบว่าเครื่องทำความร้อน ระบบระบายอากาศ และเครื่องปรับอากาศทั้งหมดทำงานได้ดี
• ล้างทำความสะอาดช่องรับแสงที่เอื้อมไม่ถึง แสงจะได้ส่องสว่างพอ

จะสื่อสารกับผู้เข้าพักอย่างมีประสิทธิภาพต้องซื่อสัตย์และตั้งอยู่บนความเป็นจริง

“ฉันคิดว่าไม่ควรสัญญาเกินจริง แต่สื่อสารให้มากเข้าไว้” ไดอาน่ากล่าว “ถึงจะยังไม่มีทางออก แต่ฉันจะแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบว่ากำลังทำอะไรอยู่”

ดังนั้นเมื่อท่อแตกก่อนที่ผู้เข้าพักจะมาถึง ไดอาน่าก็จะหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาทันที

“ฉันโทรหาผู้เข้าพักแล้วบอกให้รู้ว่าเรากำลังรับมือกับสถานการณ์อยู่ และถามว่าจะเลื่อนเวลาเช็คอินได้ไหม” ไดอาน่าเล่า “แล้วเสนอให้เช็คเอาท์หลังกำหนดซึ่งผู้เข้าพักชอบมาก แถมให้ไวน์ 1 ขวดและโน้ตขอบคุณไว้ด้วย ผู้เข้าพักหลายคนชอบการสื่อสารแบบเปิดกว้างและข้าวของแสดงความขอบคุณเล็กๆ น้อยๆ ไม่ว่าจะเป็นไวน์หรือบัตรของขวัญ ไปจนถึงร้านกาแฟท้องถิ่น เท่านี้ก็ปลื้มแล้ว”

“เรามีประตูใช้งานยากที่ผู้เข้าพักมักไม่รู้ว่าจะเปิดอย่างไรถึงแม้ว่าฉันจะใส่คำแนะนำไว้ในคู่มือที่พักและวิธีเช็คอินแล้วก็ตาม” ไดอาน่าบอก “เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ฉันมักจะรับฟังผู้เข้าพักบ่นด้วยความหงุดหงิด จากนั้นจึงค่อยๆ อธิบายผ่านทางโทรศัพท์หรือมาพบด้วยตัวเอง”

สิ่งที่ไดอาน่าเรียนรู้จากการรับฟังผู้เข้าพักในช่วงหลายปีที่ผ่านมา:

• มีทางเข้าแบบไม่ต้องใช้กุญแจเพื่อความสะดวกในการเช็คอิน
• มีแสงสว่างเพียงพอเพื่อช่วยให้ผู้เข้าพักมาถึงอย่างปลอดภัยตอนมืด
• ขอข้อมูลการเดินทางล่วงหน้าและเน้นย้ำเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์

ผู้เข้าพักที่มาถึงเร็ว ผู้เข้าพักที่เช็คเอาท์ช้า และปัญหาเกี่ยวกับการทำความสะอาด ทั้งหมดนี้อาจทำให้เกิดความท้าทาย ลองมาดูไอเดียดีๆ จะได้ป้องกันปัญหา:

• ระบุเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์ให้ชัดเจน รวมทั้งเหตุผล เช่น “โปรดเช็คอินหลัง 15:00 น. เพื่อให้พนักงานทำความสะอาดมีเวลาเตรียมห้องพักให้เรียบร้อย”
• กำหนดการตั้งค่าการจองที่ต้องการ จะได้เผื่อเวลาไว้ทำความสะอาด
• ลองเสนอบริการจัดเก็บสัมภาระของผู้เข้าพักหากทราบว่าจะมาถึงเร็วกว่ากำหนด
• ระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น วิธีเข้าที่พัก ลักษณะที่พัก ฯลฯ ลงในคำอธิบายที่พัก และบอกวิธีเช็คอินเพื่อช่วยกำหนดความคาดหวัง

• จัดทำคู่มือที่พักที่มีคำแนะนำในการเชื่อมต่อ Wi-Fi และวิธีเปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าที่ชวนงง