พร้อมเสมอเมื่อผู้เข้าพักต้องการคุณ

การสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจนคือหัวใจสำคัญของการให้เช่าที่พักระดับ 5 ดาว ผู้เข้าพักบอกว่าการได้รับคำแนะนำที่เป็นประโยชน์และตอบกลับอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ “การสื่อสารที่ดีช่วยให้ผู้เข้าพักรู้สึกว่าได้รับการเอาใจใส่ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการให้เช่าที่พัก” ซาดี เจ้าของที่พักดีเด่นในแซนตาเฟ นิวเม็กซิโกกล่าว

ให้ข้อมูลที่ผู้เข้าพักต้องการในเวลาที่เหมาะสม

ผู้คนพยายามรักษาสมดุลในระหว่างเดินทาง วางแผนเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในเวลาที่เหมาะสม ไม่ยัดเยียดข้อมูลมากเกินไปในแต่ละครั้ง

• ใช้ข้อความตามกำหนดเวลา เพื่อแชร์ข้อมูลแต่ละอย่างให้ผู้เข้าพักในเวลาที่เหมาะสม เช่น เจ้าของที่พักหลายคนจะใส่คำแนะนำในการเดินทางไปยังที่พักไว้ในข้อความต้อนรับที่ส่งให้ผู้เข้าพักก่อนเช็คอิน 1 วัน

• เขียนคู่มือที่พักให้ละเอียด ระบุให้ชัดเจนว่าสิ่งของจำเป็นต่างๆ อยู่ที่ไหน และอธิบายขั้นตอนการใช้อุปกรณ์และเครื่องใช้ไฟฟ้าโดยละเอียด

• แสดงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ไว้หลายๆ จุด นอกจากจะอธิบายไว้ในคู่มือที่พักแล้ว ก็อาจวางคู่มือการใช้งานไว้ใกล้เครื่องควบคุมอุณหภูมิและเตาปิ้งย่างกลางแจ้งด้วย ผู้เข้าพักควรดูข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา

ผู้เข้าพักคาดหวังให้คุณตอบกลับอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวันเช็คอินหรือเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น หากมีคำถามที่ไม่เร่งด่วนในระหว่างการเข้าพัก ควรตอบกลับภายใน 12 ชั่วโมง สำหรับปัญหาเร่งด่วน เช่น ลืมกุญแจเข้าที่พัก ควรตอบกลับภายใน 1 ชั่วโมง

• ตั้งค่าการแจ้งเตือน ใช้แอพ Airbnb เพื่อไม่ให้พลาดข้อความจากผู้เข้าพัก เปิดการแจ้งเตือนแบบพุชในแอพและการตั้งค่าของอุปกรณ์ เปิดเสียงการแจ้งเตือนในอุปกรณ์เพื่อความสะดวก และคอยเช็คข้อความเป็นระยะในระหว่างการเข้าพัก

• มีแผนสำรอง หาตัวช่วยเผื่อคุณไม่ว่าง หาผู้ช่วยเจ้าของที่พักหรือคนอื่นที่จะมาช่วยได้ แล้วแชร์ข้อมูลติดต่อให้ผู้เข้าพัก

• ใช้เทมเพลตข้อความ ซึ่งจะช่วยให้ตอบคำถามบางข้อได้เร็วขึ้นโดยการเขียนคำตอบไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น อาจเขียนรายชื่อร้านอาหารใกล้ๆ ที่คุณชอบไว้ในเทมเพลตข้อความ แล้วส่งให้เมื่อผู้เข้าพักขอคำแนะนำร้านเด็ดในย่านที่พัก

พยายามมองทุกสถานการณ์จากมุมมองของผู้เข้าพัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทุกอย่างไม่เป็นไปตามแผน

• สงบสติอารมณ์ ปัญหาที่ไม่คาดคิดเป็นเรื่องท้าทายสำหรับทุกคน หายใจเข้าลึกๆ 2-3 ครั้ง มีสมาธิกับการแก้ไขปัญหาที่อยู่ตรงหน้า
• มีความโปร่งใส แจ้งให้ผู้เข้าพักทราบว่าคุณได้รับคำขอแล้วและกำลังดำเนินการอยู่ อธิบายว่าจะแก้ปัญหาได้เมื่อไร และจะแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบอย่างไร
• ตอบสนองด้วยความเห็นอกเห็นใจ ให้มองจากมุมมองของผู้เข้าพัก เมื่อต้องอยู่ห่างบ้าน แม้แต่เรื่องเล็กน้อยก็อาจทำให้รู้สึกเหมือนเป็นเรื่องใหญ่

ข้อมูลในบทความนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากเผยแพร่